お仕事とそうではないもの。

社会人5年目の仕事で感じたこととそうではないことのメモ代わり。

気の利く仕事の回し方

さて、そろそろ年度末に向けて新規事業の状況、今後の対応を整理しようとスケジュールを再確認してみた。
そうしたら意外と、というか全く余裕がないことが判明した。

近々、その件について、関係部署との打合せがある。
その打合せ資料の準備もかねての工程見直しだったのだけど。

上司からの指示では、持っていく資料として、同様事例のスケジュールを用意しておいて、ということだった。
実は最近他の案件で手一杯な我が係長。
新規案件までは手が回らないのが正直なところで、要は今回は新しい提案はせず、現状をまとめ直してお茶を濁そう、という趣旨のよう。
だけど、改めて残り半年のスケジュール感を見ていたら、とてもそんなまったりしたことを言っている場合ではなかった。

とりあえず、打合せ資料云々よりも、それを上司に自覚してもらうことから始めないといけない。
ということで、同様事例からスケジュールを引っ張って、本案件に当てはめた際にどういったスケジュール感になるのか資料を作成した。
これで明日上司を説得する。デッドラインを設けることで、口癖である「明日やります」(でも実際それが本当に「明日」であることは極めて稀)を本当に明日やってもらわないと困る。

このスケジュール作成に関しては、もっと早く手をつけられた気もしなくはない……ていうかこの作業を何よりもまず最初にやるべきだった気すらする。
だけど、そこは新しいことを並行的にやっているので何分ご容赦いただきたい。
仕事のための仕事はするな、は十分に承知しているけれど、前例無し、前任無しのなかでの新規事業は、いつも最短ルートとはなかなかいかない。
入社から3年が経ち、経験や知識は大分蓄積されてきたけど、とはいえそもそもの人生経験の少なさ、頭の悪さ。気が利く、あるいは臨機応変からは程遠いのがこのオンナ。
何分、何分、ご理解賜りたい。

というわけで、今日は久しぶりにがっつり残業をした。
同様事例のスケジュール感を掴むのに意外と時間がかかったし、それを本案件に落とし込んでいくのにも少々手こずってしまった。
本当になんで私、こんなに仕事回しが下手なくせに今の仕事をやっているんだろう……と定期的な落ちる期間も同時に到来。今朝、ポカミスをしたこともあり、一日中メンタルが落ちていた。

同時並行で、他の資料も作っておく。
というか実は叩き自体はもう何か月も前に作っていて、既に上司にも渡しているけれど、実は一向に見てもらえていない。
さすがに上司にも見ないといけないという自覚は常にあるらしいのだが、「明日やります」という言葉を聞き続けてもう数か月になる。

だけど、これは私の回し方が悪かったと反省している。
この資料を確認する上で、何が難しいかと言えば、それは上司としても、それが正しいのか、それとも正しくないのか、判断する材料がないことだと思う(正確に言うと判断材料は当然渡しているけど、量が膨大すぎて見る気が起きないのだと思う。)だからこそ、心理的にどうしても重く、対応が後手に回っている。
つまり、判断基準を見つけられずにいるのではないか。そんな気がする。
というわけで、この対応策は上司にご判断いただく要素を見つけてくること。または判断要素を噛み砕き、上司が取っつきやすい形に落とし込むこと。あるいは第三者に判断してもらい、お墨付きをもらったことをもって上司の了解を得ること。
資料を上げるにあたっては、私がそこまでやるべきだったのに、作るだけ作って上げるというめちゃくちゃ気の利かない対応を取ってしまった。これは非常に反省すべきところ。

この上司を動かすには。
こういうのは、どうしても属人的にならざるを得ない。この人にはどう対応するか。どういう資料を作れば説得力できるか。もっと細かいところでは、どんな文体で、どのフォントを使うか、とか。笑
冗談はさておき、この上司を動かすには、「前例」が最も大事である。要するに、前例をコピペ、否、「引用」するのが一番早いのだ。
この箇所を引用しました、といえば、上司は文書が一字一句違わずに引っ張ってこれているか否か、それを確認すればいいのだから。
え、私がそこまでやらなきゃいけないの?と思うけど、そこまでやらなきゃいけないんだろうなぁ。そこまでブレイクダウンしてようやく、仕事が回せたというのだろう。
(この一件で思い出したこと。
そういえば前にお世話になった部長が、「あいつは他の部署に行ったら気が利かない奴だと言われるんだ」と部署の係長を評価していたことがあった。
私からしたらその人は適宜報告、相談もするし、前向きな仕事ぶりで問題無いと思っていたけれど、今思えば、その「気が利かない」はこういうことだったのかもしれない。つまり、相手が相手の職務を果たしやすいように仕事を回せているか。確かにこれって気が利く利かないの話かもしれないなと…定例的な仕事ならまだしも、新しいことをイチから作っていこうと言うならなおさら。相手のやりやすい仕事の仕方をしているか。判断を求めるならば、その要素をきちんと、分かりやすく、お示ししているか。部長に上げるなら当然だけど、それは相手が部長、課長、係長、あるいは先輩後輩というのは関係ないこと。うーむ。そういうことかぁ……?諸先輩方のご意見もお伺いしたいところ…)

もっと仕事を回すことを念頭に置かないといけない。
人に思い通り動いてもらうにはどうしたらいいか考えないといけない。

去年はフォロワーシップを一番に考えていた。
クソ真面目で責任感が強く、コミュ力は高いのにどこか損をする……というか、火の粉振り払いながら炎上する、そんな人の良い上司をどう支えるか。仕事を私に降ろしてもらい、マネジメントに時間を割いてもらうか。
そして最終的には、早く帰っていただくか、あるいはお休みをとっていただくか、そればかり考えていた。

今年は、いかに上司を立てながら、新しい仕事をスケジュールに乗せて回していくか。担当としてきちんと方向性を認識しつつ、そこに上司をうまく乗せて、了承を得ながら、先へ進めていくか。
多分、そういうことを考える年だ。

となると、もっと主体的にやらなきゃだなー。
去年の感覚だと、上司の指示を待って対応、って感じだったけど、今年はそうはいかないなぁ。
でも、割とリーダーシップを重んじる、というか、自分のやりたい方向性が確固としてある上司だから、そこは外すと逆に動いてくれなくなる……ところは要注意。
あくまで上司には、「俺の指示でうまくいった」と思わせることが大事……
もっと割り切って自分勝手に動いてもいいけど……そこは私の性格的に、やっぱり職場での互いの感情は大事にしたいなぁ。。

そういえば、私、今年の上司になってから、「係長のおっしゃるとおりだと思います!」が割と口癖になった。
肯定+上乗せ、が仕事の基本になったなー。でも、気が利くとか気遣いはホントまだまだ……
というよりこれが一番苦手だな……